Pour un club de sport, la gestion et le stockage de ses équipements est une étape incontournable pour permettre une pratique optimale aux adhérents. Cela constitue déjà un défi à surmonter pour les clubs de sport, alors lorsqu’il s’agit d’un renouvellement ou de la rotation de celui-ci, d’années en années, la tâche s’avère plus complexe. Il est alors important de savoir, pourquoi et comment gérer ses stocks et le renouvellement de ses équipements de club. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir des conseils pratiques pour optimiser votre stockage et la rotation de vos équipements saisonniers, en vous aidant à éviter les erreurs courantes et à mieux gérer vos ressources. Que vous soyez responsable d'un club amateur ou d'une structure sportive professionnelle, cet article vous guidera vers une gestion plus fluide et efficace de votre matériel et de votre espace de stockage pour que la performance de votre club et de vos sportifs soit une évidence.
Pourquoi une bonne gestion des équipements saisonniers est essentielle ?
Le premier aspect qui doit venir en tête à l’évocation de la gestion des équipements saisonniers d’un club est la performance sportive. Les équipements de club ont un impact direct sur les athlètes qui les utilisent à chaque entraînement et chaque saison. Parce qu’un club veut toujours le meilleur pour ses adhérents, parfois, il paraît nécessaire d’adapter le matériel d’années en années, ou pour certains sports, selon les différentes saisons sportives d’une même année. Cela va garantir la disponibilité des équipements et d’éviter les ruptures de stock ou des équipements trop usés. Un autre aspect de la gestion du stockage, qui paraît capital, est la réduction des coûts subis par votre club : il est judicieux d’ajuster vos stocks selon la demande. Une mauvaise gestion des stocks peut engendrer une usure plus rapide de vos équipements, ce qui vous obligera à les renouveler plus souvent que nécessaire, et cela a un coût ! L’entretien et les coûts sont intimement liés : ne pas correctement entretenir ses équipements entraîne un besoin de changement et demandera de réaliser des dépenses et des mouvements de stocks superflus. Savoir organiser son stockage d’équipement est primordial pour une bonne gestion de votre club sportif, et c’est ce que nous allons aborder.
Comment organiser le stockage des équipements sportifs ?
Avant de commencer à organiser votre stockage, nous vous recommandons de procéder de façon chronologique :
- - Pourquoi ne pas commencer par faire un état des lieux en tout début de saison afin de faire une analyse globale des stocks. Faire un point permettra de visualiser plus facilement les stocks disponibles à l’instant T, ceux que vous pouvez conserver, et ce qu’il vous reste à vous procurer pour équiper votre club.
- - Ensuite, il conviendrait de faire un plan afin de prévoir des mois à l’avance, les types d’équipements, leur nombre, leurs tailles, etc… pour éviter la désorganisation de dernière minute. Une organisation anticipée permet de mieux gérer les achats et les besoins de la saison actuelle mais aussi de la prochaine.
Vient maintenant l’étape de l’organisation de votre espace de stockage. Il faut tenir compte de plusieurs critères : la taille et la nature des équipements, la fréquence de leur utilisation, ainsi que leur facilité d'accès. En ce sens, utiliser différents systèmes de stockage selon le type de matériel, tels que des étagères, des box de stockage ou des rangements modulables, est idéal pour une gestion optimale. Assurez-vous, aussi, que votre entrepôt soit bien entretenu. Par exemple, pour des équipements de football qui est un sport d’extérieur, le matériel peut se dégrader plus rapidement, ainsi, un espace de stockage ventilé et sec peut prévenir de l’usure de vos équipements. Avant de stocker, nettoyez et entretenez les équipements : un matériel propre et bien rangé dure plus longtemps.
La rotation des équipements sportifs selon les saisons
Parce que les saisons se suivent et ne se ressemblent pas, la rotation des équipements entre celles-ci est un aspect clé pour une gestion fluide et efficace des stocks. Cette rotation repose sur la « planification » qui change d'un sport à l'autre :
- - Les sports collectifs ou la natation, ne disposent que d’une saison de compétitons dans l’année, le reste du temps est réservé à l'entraînement. Considérée ainsi, la rotation des équipements aura tendance à se faire d’une année à l’autre. Par exemple, pour les équipements de handball, il peut s’agir des maillots domicile/extérieur, des ballons entrainements/compétitons, etc… ; ce sont des éléments à prévoir.
- - A contrario, à l’athlétisme ou au tennis, il y a 2 saisons de compétitions distinctes dans l’année, avec des terrains différents, ce qui implique des périodes d'entraînements saccadées. Alors, la rotation de l’équipement pourrait se faire deux fois dans l’année au lieu d’une. Il est possible que ces derniers doivent adapter leurs équipements selon si nous sommes en été ou en hiver par exemple.
Il est aussi possible d’envisager les évolutions technologiques que vous voudrez peut-être mettre à disposition de vos équipes. Elles impliqueraient ainsi des changements à l'avenir au niveau du stockage. Tout comme la créativité et la personnalisation : avoir des équipements personnalisés ou des designs différents de ceux que vous avez déjà, est un avantage qu’il faut prévoir pour les futures rotations de stocks. Savoir procéder aux rotations d’équipements saisonniers au bon moment permet de maintenir un niveau de performance tout en évitant les pertes financières.
Bonnes pratiques pour éviter le surstockage ou le manque d'équipements
Pour certains sports, il peut y avoir une multitude d’équipements et qui peuvent, parfois même, être encombrants. Être en manque d’équipements comme être en état de surstockage, peut engendrer des désagréments notables. Pour éviter ces situations, il est important d’analyser les besoins des athlètes, le nombre d’adhérents et la durée de la saison au début de celle-ci, pour déterminer avec précision les quantités nécessaires en termes d’équipements. Cela permet d'éviter d'acheter trop de matériel, ou trop peu et d’optimiser votre espace de stockage. Corrélativement, il est utile d'évaluer régulièrement les stocks pendant la saison mais surtout refaire un « état des lieux » à la fin de chaque saison pour ajuster les commandes de manière proactive. Vous pouvez, pour cela, vous aider d’un outil numérique ou d’une base de données comme Excel, qui sera dédiée à la gestion de vos stocks. Vous pourrez ainsi vous y retrouver dans votre stockage d’équipement sportif, suivre plus facilement leur évolution, à n’importe quel moment, et éviter les erreurs humaines, telles que des oublis, dans votre organisation. En collaborant avec un équipementier comme Ekinsport, vous pouvez ajuster les commandes de vos équipements en fonction des besoins réels de votre club et éviter tout problème.
Ekinsport propose des solutions pratiques et efficaces pour la gestion des équipements sportifs saisonniers des clubs, quelle que soit la discipline. Grâce à une approche dynamique et stratégique, nous vous accompagnons dans la gestion des stocks, en vous permettant de renouveler vos équipements au moment opportun. Nous offrons également la possibilité de créer une boutique en ligne dédiée à votre club, ce qui facilite les commandes de vos adhérents et vous évite de stocker un surplus d’équipements dans vos locaux. De plus, nous veillons à la disponibilité des produits tout au long de la saison grâce à des réassorts réguliers, vous permettant de répondre efficacement aux besoins de votre club sans excès ni pénurie. En tant qu'équipementier sportif, notre rôle est de travailler en équipe, avec vous, pour que vous puissiez avoir une organisation optimale et vous pourrez vous concentrer sur l'essentiel : la performance de vos athlètes. Si vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions de gestion des stocks et d’équipements, n’hésitez pas à contacter nos équipes, nous sommes là pour ça !
